Ayer decíamos que la documentación necesaria para toda reclamación judicial derivada de un impago comercial es la que va encaminada a la acreditación del encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor, y la que prueba su entrega o prestación, respectivamente.

Estos documentos básicamente son: el contrato, el pedido o la aceptación de la oferta, el albarán de entrega y la factura.

1. El contrato, que garantiza y protege jurídicamente los intereses del acreedor, por lo que el deudor queda obligado al pago del importe que del mismo pueda derivarse. El contrato es una de las formas más seguras para reclamar el pago a un moroso. Este documento no sólo impide que el deudor niegue la misma deuda, sino que en caso incumplimiento de sus obligaciones posibilita al acreedor el entablamiento de las acciones judiciales que resulten procedentes a los efectos de hacer valer su legítimo derecho al cobro de la cantidad pactada.

Una recomendación: es preciso formalizar por escrito los acuerdos derivados de operaciones comerciales, ya que en el contrato siempre pueden especificarse de forma clara las condiciones y plazos de pago, los importes a abonar por el deudor y las penalizaciones económicas aplicables en caso de incumplimiento del acuerdo.

2. El pedido o la aceptación de la oferta. Este trámite lo pone en marcha el cliente, de modo que se consolida la operación comercial entre las partes contratantes. Pese a su importancia jurídica, es habitual que no se refleje adecuadamente por escrito. La documentación y correcta cumplimentación del pedido o de la aceptación de la oferta es garantía y protección de la realidad y existencia de la venta frente a posibles errores y / o pretextos del deudor a la hora de pagar la factura. Incluso, si llega el caso, se constituye en prueba eficaz y acreditativa de la existencia del contrato. Muy importante: toda comunicación con el deudor, cuya constancia pueda acreditarse (faxes del cliente, cartas, etc.)  siempre es garantía de la veracidad, realidad y circunstancias de la compraventa. De lo contrario, la fuerza y valor probatorio de la existencia de un pedido puede resultar mermada.

3. El albarán de entrega o envío es el documento que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador. Por ello, se constituye en elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o, en su caso, del servicio prestado al cliente. Sin este documento debidamente cumplimentado, las posibilidades de éxito en una reclamación judicial posterior son nulas. Para que prospere la reclamación de una deuda ante los Tribunales, lo fundamental es probar el incumplimiento de la obligación de pago del comprador derivado de la entrega del bien objeto del contrato, no la existencia del contrato en sí mismo.

La factura, por sí sola, no demostrará la realización de la transacción comercial y precisará siempre del albarán debidamente firmado por el cliente en conformidad con el género entregado o servicio prestado. El albarán posibilita sostener jurídicamente la factura, además de acreditar la puesta a disposición o entrega material del género por parte del vendedor al cliente. Así se constituye en prueba suficiente del nacimiento de la obligación de pago del comprador.