Hay demasiados indicios para decir que aún no hemos salido de la crisis. Por ello, y para afrontar la difícil situación económica, el sector empresarial requiere una importante reducción de los gastos. Así, existen formas de ayudar a las empresas a salir de la crisis, y parte de la solución pasa porque “la PYME entienda que le conviene dejar todo lo que no sea su núcleo de negocio en manos de profesionales que sepan y puedan ayudarles a sacar el máximo partido de sus recursos y a ahorrar costes“, en palabras de Juan Pedro Pérez, director de marketing de OKI.

Según el estudio ‘Gestión más inteligente de la impresión– control de costes e impacto medioambiental’ de la consultora CEBR (Centre for Economics and Business Research), encargado por OKI, se estima que las empresas españolas podrían ahorar hasta 1.177 millones de euros al año si aplicaran las últimas tecnologías de impresión y a través de una mejor gestión de los recursos de impresión.

Y es que las cifras hablan por sí solas: las empresas, todavía no gestionan sus recursos de impresión de la forma más rentable. Es más, se gastan al año hasta 4.103 millones de Euros en externalizar tareas de impresión que podrían realizar internamente, con mucha facilidad. “Es mucho el dinero que nuestras PYMES no están ahorrando cada año, y que ahora más que nunca les puede suponer una diferencia fundamental de cara a afrontar las dificultades de la crisis actual”, afirma Juan Pedro Pérez.

La pregunta es: cómo conseguir un ahorro eficiente. Para ello, el estudio CEBR revela que las pymes pueden conseguir grandes ahorros, fundamentalmente por medio de dos vías:

· A través de una mayor internalización de tareas de impresión que todavía se externalizan y que pueden ser producidas internamente por un coste más reducido y sin comprometer la calidad de la impresión. Mediante este sistema, las empresas podrían ahorrar anualmente hasta 320 millones de euros.

Según el estudio, de los materiales que actualmente se externalizan podrían internalizarse las carátulas de carta y documentos con membrete, las tarjetas de visita, las carátulas de CDs, las pequeñas tiradas de catálogos, los informes, parte de los carteles y materiales de marketing, etc.

· La implementación de mejores técnicas en la gestión de la impresión, es decir, existen toda una serie de gastos innecesarios que, en la mayoría de los casos, le impiden a las empresas alcanzar los niveles de ahorro que requieren, como es el tiempo que los empleados dedican a imprimir, un gasto excesivo de consumibles o de papel.

Según el estudio CEBR, el mayor gasto relacionado con la impresión es el tiempo del personal, que representa un 49 por ciento del coste total de impresión, seguido del consumible, que supone un 30 por ciento y del papel, que sería un 12 por ciento, mientras que el coste de las impresoras es sólo el 9 por ciento del coste total de impresión de una empresa.

En este sentido, la forma de ahorrar costes de personal es buscar la fórmula más adecuada para cada tipo de empresa para el uso de la impresión por parte de los usuarios, es decir, que los equipos tengan la velocidad y prestaciones necesarias para poder dar servicio, para lo cual es necesario que se estudien las necesidades de impresión de la empresa y que se equipe con los productos más adecuados en número y prestaciones para el servicio que tienen que proporcionar. Asimismo, además de las prestaciones de los equipos, es importante considerar su ubicación, para que los usuarios puedan tener un acceso fácil y rápido.

Sobre el consumible, una fórmula de ahorro es la adopción de programas de coste por página. Con ellos, se ayuda a las PYMES a identificar y a controlar sus costes de impresión para poder gestionar y mejorar su eficiencia, pudiendo establecer limitaciones de uso de las impresoras, según las necesidades reales de cada usuario o departamento. Así se puede limitar o restringir la utilización del color a los usuarios o departamentos que no requieran impresión color, etc.. “Con este tipo de programas se pueden conseguir ahorros de hasta el 40 por ciento en los costes de impresión de la empresa”, concluye el director de marketing de OKI.